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Especial - XIX Congresso Mundial de ORL - Dr. José Eduardo L. Dolci

30/04/2009

* Série especial de entrevistas *

Bastidores de um gigante


XIX Congresso Mundial de ORL - BRASIL 2009

1- Há quanto tempo vem sendo planejado o orçamento para o mundial?
José Eduardo L. Dolci: Logo após o Brasil conquistar o direito de sediar o Congresso Mundial, o que aconteceu na cidade do Cairo, Egito, em 2003, iniciamos as primeiras reuniões de planejamento para o Congresso Mundial. Nesta primeira fase, participaram das reuniões Dr. Paulo Pontes, Dr. Ricardo Bento, Dr. Luc Weckx, Dr. Henrique Olival e eu. Lembro-me perfeitamente que nossa primeira estimativa de custos foi ao redor de 3 milhões de dólares, e aí começava nosso grande desafio de captar este valor para viabilizar o congresso.

2- Como foi o processo de captação dos patrocinadores? Quanto tempo demorou? Qual o critério de escolha?
JD: Antes de responder a esta pergunta, é fundamental explicarmos um pouco como foi o processo de escolha da empresa que iria organizar todo o congresso, inclusive a captação de recursos.
Fizemos uma licitação e várias empresas se credenciaram para ser a organizadora do evento. A comissão organizadora, encabeçada pelos Drs. Paulo Pontes e Ricardo Bento, visitou todas as empresas, conheceu a estrutura física e organizacional de cada uma e decidiu pela empresa Meeting Eventos.
A partir de então, iniciamos uma parceria que, com o passar dos anos, se mostrou absolutamente sólida e sob a coordenação de Fernanda, diretora presidente da empresa, foi possível uma divisão de trabalho entre os membros de sua equipe e os médicos da diretoria executiva do congresso.
Para que pudéssemos captar o valor estimado para a realização do evento, não bastava apenas vender espaço na 'feira' (stands), precisávamos de algo mais. Criamos, então, os patrocinadores diamante, ouro, platina, que seriam os propulsores do congresso.
Após o Congresso Mundial de Roma, Itália, (em maio de 2005), começamos efetivamente a comercializar a nossa feira, e, no final de 2008, tínhamos praticamente toda área física comercializada e os grandes patrocinadores (diamante, ouro e platina) já acertados.
Bem, parece um processo simples, mas tivemos tropeços, sustos, acordos e desacordos com a indústria farmacêutica, empresas de próteses auditivas e empresas de equipamentos médicos, agora quase todo equacionado.

3- A crise afetou de alguma forma a projeção de gastos? Está dando para cumprir todos os objetivos?
JD: A crise econômica, sem dúvida, nos assustou e nos fez colocar os pés no freio. Felizmente, o agravamento da crise aconteceu no segundo semestre de 2008, quando tínhamos mais de 80% dos contratos assinados e cerca de 3500 pré-inscritos, pagos.
Isto nos deu a certeza e a tranquilidade de que não corríamos o risco de adiar ou cancelar o congresso (como ocorreu com o Congresso do Egito em 2001, após o 11 de setembro dos EUA).
Estamos cumprindo todos os nossos compromissos e os objetivos do congresso. Talvez o número total de participantes do exterior tenha um decréscimo por conta do momento econômico mundial.

4- Vocês, em algum momento, tiveram que cortar custos, adiar algum projeto, ou deixar de fazer alguma coisa por falta de verba?
JD: Quanto a cortar custos, eu, como tesoureiro do congresso, não faço outra coisa que não seja reclamar dos gastos, e com a crise econômica, meus clamores têm mais 'eco'.
Felizmente, não deixamos de fazer nenhum projeto que foi inicialmente planejado, especialmente na área científica, onde vamos precisar construir salas de aula adicionais, que tem um custo elevado.

5- Qual a área que demanda maior verba dentro do Mundial? E a menor?
JD: A área que demanda maior custo no Mundial é a social. Tradicionalmente, se destina até 25% do orçamento para os eventos sociais nos congressos. Evidentemente que, num Congresso Mundial, onde esperamos mais de 6000 inscritos (entre médicos, acompanhantes e agentes promocionais de feiras), a parte social é muito forte.
Temos também o custo de locação do centro de convenções e toda logística da secretaria, incluindo transporte dos congressistas, que tem um custo bastante elevado.

6- Para finalizar, quais as curiosidades e os fatos marcantes que você gostaria de compartilhar com os otorrinos que não puderam presenciar todo o processo?
JD: Eu diria que num congresso deste porte, muitas coisas aconteceram e vão acontecer, o que, por certo, deixarão marcas nas nossas vidas. Gostaria de citar um fato que não esqueço que aconteceu na fase preliminar, quando a comitiva da IFOS fez a vistoria prévia no país para ver se tem condições de receber o congresso.
Nossa grande preocupação era o trânsito da cidade, e tínhamos que levar toda a comitiva do aeroporto de Guarulhos até o Hotel Transamérica (!). Como resolver isto, uma vez que a comitiva chegaria numa sexta-feira à tarde? Conseguimos dois helicópteros (sem custo para nós) que levaram toda a comitiva e dissemos que era para eles terem uma ideia panorâmica de São Paulo, e as visitas aos locais designados ficaram para sábado e domingo. A delegação da IFOS ficou muito bem impressionada com a 'leveza' do trânsito em São Paulo!
É o jeitinho brasileiro de resolver as coisas...